নিজের domain-এর email cPanel থেকে Google Workspace-এ নিতে চাইলে শুধু MX বদলালেই পুরোনো message চলে আসে না। MX incoming mail-এর গন্তব্য নির্ধারণ করে; history আনার কাজ আলাদা। এই গাইডে ছোট প্রতিষ্ঠানের জন্য mailbox তালিকা, pilot import, DNS cutover ও পুরোনো account বন্ধ করার আগে verification দেখানো হয়েছে। কাজের আগে source mailbox ও প্রয়োজনীয় attachment-এর স্বাধীন copy রাখুন।
cPanel থেকে Google Workspace-এ Email Migration: বাংলা গাইড
কোন data যাবে তা আগে ঠিক করুন
IMAP migration-কে পুরো office account migration ভাববেন না। Mail message ও folder-এর পাশাপাশি contact, calendar, signature, filter এবং forwarding-এর আলাদা পরিকল্পনা লাগতে পারে। ব্যবহৃত Google import পদ্ধতির scope পড়ুন। আপনার ব্যবসার জন্য গুরুত্বপূর্ণ পুরোনো quotation, invoice ও sent conversation কোন folder-এ আছে তার নমুনা তালিকা রাখুন।
Mailbox inventory ও user mapping
প্রতিটি source address-এর সঙ্গে destination Workspace user মিলিয়ে একটি তালিকা করুন। Alias-কে আলাদা mailbox ধরে import করলে ভুল user-এর inbox-এ data যেতে পারে। দুজনের নাম কাছাকাছি হলে পুরো email address দিয়ে মিলান। Source mailbox-এর size, প্রয়োজনীয় date range এবং দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির সম্মতি নোট করুন।
নতুন destination আগে প্রস্তুত করুন
Workspace-এ domain verify ও প্রয়োজনীয় user তৈরি করুন। নির্বাচিত plan-এ পর্যাপ্ত storage এবং administrator-এর import permission আছে কি না দেখুন। Mailbox import শুরু করতে DNS cutover আগে করতেই হবে এমন ধরে নেবেন না। আগে destination-এর access ও test import প্রস্তুত রাখলে change window ছোট রাখা যায়।
সঠিক IMAP server শনাক্ত করুন
Source provider-এর secure IMAP hostname, port ও authentication পদ্ধতি নিন। Domain-এর MX নতুন provider-এ যাওয়ার পরে source hostname যেন আর নতুন server-এ resolve না করে সেই পরিকল্পনা করুন। Certificate warning এড়িয়ে insecure connection চালু করার বদলে hosting support-এর কাছে সঠিক hostname জিজ্ঞেস করুন। Password সাধারণ spreadsheet বা shared chat-এ রাখবেন না।
একটি pilot mailbox দিয়ে শুরু
Google Admin console-এর Data import সুবিধার বর্তমান নির্দেশনা অনুসরণ করুন। একটি ছোট mailbox বেছে source ও destination mapping দিন এবং সীমিত sample দিয়ে import চালান। Tool-এর report দেখুন। শুধু imported count নয়, কয়েকটি পুরোনো date, sent item, folder ও attachment খুলে ফল যাচাই করুন। Message count সব system-এ একইভাবে দেখা নাও যেতে পারে।
MX cutover ও নতুন mail পরীক্ষা
Pilot ঠিক হলে কম ব্যস্ত সময়ে নতুন MX বসান। যিনি DNS বদলাবেন এবং যিনি receive test করবেন দুজনের দায়িত্ব ঠিক করুন। Website-এর A record অকারণে বদলাবেন না। বাইরের নিয়ন্ত্রিত inbox থেকে প্রতিটি জরুরি address-এ mail পাঠান। একই domain-এর ভিতরের mail চলা external delivery ঠিক থাকার প্রমাণ নয়।
শেষের mail ও overlap period
Cutover চলাকালে কিছু mail source-এ আসতে পারে। ব্যবহৃত tool-এর supported final বা delta import পদ্ধতি দেখুন। পুরোনো account সঙ্গে সঙ্গে বন্ধ না করে একটি নির্ধারিত overlap period রাখুন। কারা source inbox দেখবেন এবং missed message পাওয়া গেলে কীভাবে destination-এ নেবেন লিখুন। অন্ধভাবে একই import বারবার চালালে duplicate behaviour tool অনুযায়ী ভিন্ন হতে পারে।
সফল migration-এর প্রমাণ
Mailbox owner-কে পুরোনো conversation ও নতুন receive/send test দেখাতে বলুন। Phone-এর account, signature এবং reply address ঠিক করুন। পুরোনো subscription বাতিলের আগে data retention, export ও access-এর নীতি নিশ্চিত করুন। প্রয়োজন হলে Google ও hosting support-কে error code, test time ও redacted mapping দিন; secret credential পাঠাবেন না।
কাজের ক্রম: ছোট checklist
- Source mailbox ও destination user-এর তালিকা তৈরি করুন।
- Backup ও একটি pilot import সম্পন্ন করুন।
- Provider-এর নির্দেশনা অনুযায়ী DNS cutover করুন।
- নতুন mail এবং final history import পরীক্ষা করুন।
- User acceptance পাওয়ার পর পুরোনো service বন্ধের পরিকল্পনা করুন।
পরীক্ষার ফল যেভাবে মিলাবেন
| পরীক্ষা | যা দেখবেন |
|---|---|
| একটি পুরোনো sent mail | তারিখ, প্রাপক ও attachment খুলছে কি না |
| বাইরের incoming mail | নতুন Workspace inbox-এ এসেছে কি না |
| Reply test | সঠিক business address থেকে যাচ্ছে কি না |
সাধারণ প্রশ্ন
শুধু MX বদলালে কি পুরোনো mail আসবে?
না। MX নতুন incoming delivery বদলায়; পুরোনো mail আনতে উপযুক্ত import বা migration দরকার।
Source mailbox কখন বন্ধ করব?
History, overlap period ও user verification শেষ হওয়ার পর provider-এর cancellation ও retention শর্ত বুঝে সিদ্ধান্ত নিন।
সব mailbox একবারে নেব?
আগে pilot করে mapping ও scope ঠিক করুন। তারপর প্রতিষ্ঠানের চাহিদা অনুযায়ী batch migration পরিকল্পনা করুন।
সম্পর্কিত গাইড
- Google Workspace-এ পুরোনো email import
- Hosting বদলের পরে email না আসা
প্রাথমিক বিষয়গুলো জানতে Business email setup গাইড পড়তে পারেন।